Управление на репутацията [ 5 безценни съвета ]

Как да подобрим имиджа на фирмата си? – Управление на репутацията

Мръсни чорапи под бюрото, неработещ факс, разхвърляни листа… време е да възприемете имиджа си толкова сериозно, колкото и самия бизнес.


Интересно преживяване е когато сте съкратили пътуването до работата с разходка през коридора до стаята, където е базиран собственият ви бизнес. Сега сам сте си шеф и ще нарушавате всички правила, използвайки своя дом за офис.
Почакайте малко! Ако пренебрегвате имиджа, който вашият бизнес създава, погубвате шансовете си за успех. И докато правилата в бизнеса не са толкова строги, в добрите фирми се установяват определени правила. От телефонни обаждания до обслужването. Ето някои важни области.

1. БИЗНЕС КОМУНИКАЦИЯТА Е ОТ ГОЛЯМО ЗНАЧЕНИЕ

Свободата и професионализма, с които хората, които проучват, както и вашите клиенти общуват с вас, могат да създадат или да разрушат представата им за качествата на вашата фирма.
Телефонът ви трябва да отговаря 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата. Секретарят не е достатъчен. Проучете възможностите за гласова поща, които предлага компанията. Това ви дава възможност да настроите гласовата си поща така, че клиентите да могат да оставят съобщения, дори когато разговаряте по телефона. През 21 век няма извинение за сигнал ”заето”.

2. ВЪВЕДЕТЕ ОТДЕЛНА ЛИНИЯ

Използвайте най-новите технологии. Може да се окаже скъпо, но е важно за изграждането на доброто лице на вашата фирма. Редовно ъпдейтвайте софтуера и хардуера, купувайте компоненти за вашия браузер, които ще ви помогнат да сваляте прикачени файлове, идващи от вашите клиенти и се уверете, че офис оборудването ви работи безотказно.

Не използвайте функцията ”изчакване”. Това ще накара клиента да си мисли, че всяко друго входящо обаждане е по-важно от неговото.

Не оставяйте клиента да се чуди къде сте. Ако ще бъдете извън офиса няколко часа, запишете го на гласовата поща. В съобщението посочете кога най-вероятно ще отговорите на обажданията – постарайте се да го направите в рамките на 24 часа. Не позволявайте деца да отговарят на служебния телефон.

3. НЕУДОБСТВАТА НА РАБОТАТА ОТ ДОМА

Работата от вкъщи може да доведе нови удобства в живота ви, но може и да създаде неприятни ситуации. Например, клиент идва при адвоката си, който работи от вкъщи, без предупреждение и намира пълна бъркотия и адвоката, който работи по пижама.
Поддържайте дома си чист. Въпреки че сте помолили клиентите да се обаждат преди да дойдат, някой може да не го направи. Пазете поне една стая в добро състояние, която можете да използвате в подобни случаи.

Уговаряйте срещите навън. Ако срещите у дома ви причиняват неудобство, говорете с клиента в неговия офис или някой ресторант.

Създайте подходящи условия за комуникация извън работното време. Изключете сигнала на телефона и факса, затворете вратата на офиса в края на деня. Така ако на някой му скимне нещо посред нощ, няма да събуди цялата къща.

4. КАЧЕСТВЕНО ОБСЛУЖВАНЕ

Ще дойде време когато ще се наложи да сте далеч от работата за по-дълъг период. Дали за почивка, поради болест или спешен случай, вашите клиенти искат да знаят, че все още ги обслужвате. Ако те се притесняват, че бизнесът спира когато вас ви няма, съществува вероятността да се обърнат към по-голяма фирма.

Съюзете се. Намерете заслужаваща доверие фирма, която се занимава с това, с което и вие. Договорете се да обслужвате клиентите на партньора, когато се налага да отсъства.
Планирайте предварително. Известявайте клиентите си поне 4 седмици по-рано когато ще отсъствате.
Комуникирайте. Уведомявайте клиентите когато се налага да пътувате и ако е възможно, кога точно ще се върнете.

Не изпускайте топката. Докато мечтите сам да си бъдете шеф включват възможността да изпълните моментното си желание, реалността е различна. От вас зависи да убедите клиентите, че ги обслужвате перфектно. Планирайте и общувайте както трябва, за да не ви мислят за несериозни.

5. КОГАТО ПО-ГОЛЯМОТО Е ПО-ДОБРО

Представата за фирмата, може да ви помогне в определени ситуации, особено при бизнес срещи. Не желаете да представяте неточно своята фирма, но начина по който представяте възможностите си, оказва влияние върху възприятията на клиентите.

Правете поразителни рекламни материали. Когато разполагате с професионално изработени рекламни брошури и уеб сайт, предавате информация на сериозни клиенти, за което влагате средства.
Използвайте един номер за достъп. Използвайте гласовите пощи и пароли за достъп на своите партньори, за да получавате съобщения от системата.

Не лъжете. Неточната информация за това къде се намирате, за персонала или възможностите ви, е самоубийство за имиджа. Не само че клиентите губят реална представа за вас, но може да почувстват, че тези лъжи вредят на бизнеса им.